仕事の効率化を実現する6つの方法とおすすめのツール5選!

どうしたら自分の仕事を効率的に行うことができるのか、なやんでいるかと思います。

私は現在世界トップブランド10位に入る企業で部長を務めています。

これも仕事の効率化を進めた結果です。

ご紹介するこの仕事の効率化はだれでも簡単に行うことができます。

ぜひ検討してみてください。

午前中にクリエイティブな仕事を行う

頭が一番よく働く時間帯は朝の8時から11時ごろだと思います。

つまり、この時間帯にクリエイティブな仕事を行うのがベストです。

クリエイティブな仕事とは、付加価値の高い仕事です。

創作に関係する仕事や、アイディアをまとめたりする仕事です。

具体的な例としては、パワーポイントの説明資料であったり、詳細なグラフの作成だったりします。

よくこの時間に会議を行う人がいるのですが、全くのナンセンスです。

会議で付加価値を出すことはできません。

会議は意思疎通の場です。

この時間に会議を行うことは、時間の無駄でしかありません。

緊急な場合を除いては朝の8時から11時ごろは、クリエイティブな仕事のを行うように心がけるといいでしょう。

パワーポイントやエクセルを使うといいと思います。

会議などの価値を生まない仕事は午後に行う

先ほど話したように午前中はクリエイティブな仕事を行うので、会議などの価値を生まない仕事は午後に行います。

この理由は、食事の後では眠くなってしまうことが多いためです。

日本の会社ではなかなか昼寝をできる環境がないと思います。

眠くなると仕事の効率が著しく低下します。

眠くなると、ほとんど仕事自体を進めることができません。

このため、昼食後は付加価値を生まない会議を振り分けると良いでしょう。

資料の確認、チェック、情報収集も午後に行う

資料の確認やチェックも午後に行うと良いかと思います。

先に述べたように午後は眠気や疲れから作業効率が低下します。

このためアウトプットのない非クリエイティブな仕事は午後に行う方がいいのです。

情報収集も午後に行った方がいいでしょう。

情報収集自体も頭を使ってアウトプットを出す作業ではないためです。

会社の近くに住む

私はいつも会社から歩いて20分から30分の場所でマンションを借りて暮らしています。

その理由は、会社の近くに住むことで通勤時間を削減することができ、自宅での睡眠時間に当てることができるからです。

もし通勤時間が1時間や2時間もかかってしまうと、その分早く起きなければならず、睡眠時間が削られてしまいます。

また、通勤においても体力を消耗します。

特に朝の30分はとても重要です。

寝る時間を確保し、体を十分休ませることは会社での仕事の効率化につながります。

このため、会社の近くに住むことはとても重要です。

お部屋探しは下記からどうぞ。

お部屋探しの【DOOR賃貸】

英語学習は通勤時に

通勤時間もとても重要です。

この時間は自分への投資に充てると良いかと思います。

私はイヤホンで英語を聞いていました。

20分程度ですが、これが年間200日ともなるととんでもない時間になります。

合計で60時間です。

繰り返し聞くことで、英語のアクセントが体に染みつきます。

この英語の学習により、外資系企業で働くことができています。

おすすめはTOIECのテスト問題です。

TOIECの勉強にもなります。

朝食、昼食を食べ過ぎない

朝食や昼食を食べすぎると、しんどくなって仕事に集中できなくなってしまいます。

特に朝はほとんど食べません。

朝はアイスコーヒーと小さなパン、おにぎり程度です。

昼はさすがにおなかがすくのである程度食べますが、八分目にしています。

また、できるだけ辛い物は避けるようにしています。

これは体温が上がって汗をかくと、気分が悪くなって仕事に集中できなくなるためです。

日中は体の体調が常に安定するように心がけるといいでしょう。

仕事の効率化を助けてくれるおすすめツール 5選!

以下に私がいつも使っていて重宝しているツールをご紹介します。

エクセルとパワーポイントは有料ですが、ストレージのDropBoxの中ではなんと無料で使えます。

それ以外も無料で使えるのでぜひ使ってみてください。

  • 表計算ツール エクセル
  • プレゼンツール パワーポイント
  • 画像切り取りツール Snipping Tool
  • オンラインストレージ Google Drive
  • メール GMail

表計算ツール エクセル

表やグラフを使うのにエクセルが欠かせません。

このツールを使うことでより視覚的な分かりやすい図を作ることが可能です。

様々な関数も用意されており、特にvlookup関数などの機能によって仕事の効率が大幅に向上させることが可能です。

ビックデータの取り扱いも可能で、私はトレンドアナリシスなどにもつかっています。

プレゼンツール パワーポイント

プレゼン資料作成としてパワーポイントも欠かせません。

会社でもパワーポイントを使用しています。

私は、文字入力と、数種類のマークしか使いませんが、立派なプレゼンテーションを作ることが可能です。

多くの画像テンプレートも用意されているので使ってみてください。

画像切り取りツール Snipping Tool

Snipping Toolは簡単にPC画面の画像を切り取ることができます。

下記のようにWindowsのアクセサリにあります。

切り取った画像ををエクセルやパワーポイントに張り付けることができます。

画像はJPEG, GIF, PNG形式で保存可能です。

自分の欲しい四角形の領域をマウスで選択するだけです。

別の方法として、キーボートのキーでもPCの全画面をコピーすることができ、その場合はFn + Prt Scを同時に押すことでコピーすることが可能です。

オンラインストレージ Google Drive

自分のパソコンのメモリが足りない場合、外部ストレージを使用することが可能です。

バックアップとしても使用するといいと思います。

おすすめはGoogle Driveで15G が無料で使用可能です。

Dropboxも2G が無料で使用可能です。

私は両方使っています。

先に述べたようにDropboxではエクセル、パワーポイント、ワードなどのマイクロソフトオフィスを無料で使用することが可能です。

Google Driveはこちらからどうぞ。

ストレージの比較については下記を参考にしてください。

メール Google Gmail

メールはGmailがおすすめです。

その理由はPCとスマホで同期していてPCとスマホの両方で使用することが可能であるためです。

ファイルの添付など問題なくできます。

Gmailのメールのやり取りはカテゴリのようにまとまるので、頻繁にスクロールをしなくて済みます。

ただ、初めて使う場合、少し戸惑うかもしれません。

私もGmailを使用しています。

Gmailは下記をどうぞ。

まとめ

仕事を効率的に進める方法をご紹介しました。

以下にまとめます。

仕事の効率化を行う6つの方法
  • 午前中にクリエイティブな仕事を行う。
  • 会議などの価値を生まない仕事は午後に行う。
  • 資料の確認、チェック、情報収集も午後に行う。
  • 会社の近くに住む。
  • 英語の学習は通勤時に。
  • 朝食、昼食を食べすぎない。
仕事の効率化を助けてくれるツール5選
  • 表計算ツール エクセル
  • プレゼンツール パワーポイント
  • 画像切り取りツール Snipping Tool
  • オンラインストレージ Google Drive
  • メール GMail

もし、このように効率的に仕事を進められない場合は転職するといいでしょう。

転職エージェントを使うと自分に合った転職先を紹介してくれます。

詳細は下記の記事を参考にしてください。